Lo que complica la situación es que la misma dirección puede estar guardada en varios sitios, porque el almacén prepara el pedido con lo que ve en su aplicación y administración quizá la consulte en otra, de modo que la corrección depende de los avisos que alguien recuerde dar al terminar cada llamada.
Por eso puede ayudar empezar pidiendo a cada persona que os enseñe dónde consulta la dirección y seguir el pedido desde la corrección, hasta encontrar el momento en que el almacén necesitaba conocerla y el lugar donde la esperaba administración.
En ese recorrido quizá descubráis que parte de lo que falta depende de un acuerdo más que de las herramientas, porque un pedido confirmado puede significar cosas distintas para quien vende, que lo da por cerrado después de hablar con el cliente, y para el almacén, que espera otra comprobación antes de prepararlo.
Cualquier conexión entre las aplicaciones tendrá que respetar las decisiones del proceso real, así que os ayudará recorrer juntos un ejemplo y acordar qué debe haber ocurrido cuando ambos equipos veáis esa confirmación, en qué lugar se actualiza la dirección y quién puede cambiarla.
También conviene acordar qué ocurre con una corrección que llega cuando el trabajo ya está en marcha, porque una nueva dirección quizá pueda incorporarse directamente antes de preparar el envío y necesite una consulta cuando el pedido ya haya salido.
Distinguir así un dato que puede actualizarse de un cambio que alguien debe valorar os permitirá decidir si basta con mostrar el dato nuevo o si hace falta que la persona confirme que ha visto el cambio antes de continuar.
Con esos acuerdos como referencia, la primera conexión puede limitarse a un paso concreto, como el aviso de un pedido confirmado que debe llegar al responsable de su entrega, y conviene definir qué información necesita recibir, cómo comprobará que el aviso corresponde al pedido correcto y qué hacer cuando falte algún dato o llegue repetido.
Quienes mantienen las aplicaciones tendrán que estudiar sus posibilidades de conexión, permisos y condiciones de uso, además de cómo sabrá el equipo que una ha dejado de responder y de qué manera podrá continuar el trabajo mientras se resuelve la incidencia.
Podéis probar el recorrido con un pedido ficticio y pedir a cada participante que continúe con lo que recibe, prestando atención a las confirmaciones que eche en falta para averiguar si deben llegar a través de la conexión o si dependen de un acuerdo que todavía tenéis que concretar.
Una vez aclarado ese recorrido tendréis un ejemplo para estudiar el siguiente paso, que quizá consista en ampliar la conexión a otro aviso parecido con la revisión técnica que corresponda o en observar unos días cómo funciona el primero antes de añadir más trabajo a quienes mantienen las aplicaciones.
Si conserváis ese ejemplo explicado y decidís quién lo revisará cuando cambie una aplicación, una responsabilidad o algún acuerdo, una persona que se incorpore podrá seguirlo y sabrá a quién consultar si encuentra una diferencia.
Ejercicio práctico
Recorre un dato que todos utilizan
Escoge un dato habitual, como la fecha de entrega, y sigue su recorrido preguntando a cada persona dónde lo consulta y cómo se entera de sus cambios, hasta encontrar el punto donde os ayudaría disponer de una referencia compartida.
Puedes hacerlo por tu cuenta, en una libreta o en tus notas.